¿Puede servir la metodología scrum para abogados? Scrum es una metodología de gestión ágil de proyectos en los que el nivel de incertidumbre es elevado. Scrum apuesta por dividir un proyecto complejo en bloques más sencillos y pequeños. A cada bloque se le asignan sendas fechas y a ellas corresponderá a su vez, reportes de revisión, control, ajustes y optimizaciones. Es ideal por tanto en proyectos que van cambiando, porque semana a semana, o mes a mes (depende de tu split o programación) podremos ir revisando cambios y haciendo ajustes para mejorar todo el avance del proyecto. Esta metodología es vital en procesos de desarrollo de productos, software, ingeniería, arquitectura… ¿Podría aplicarse el scrum para abogados y gestión de proyectos legales?

La gestión de proyectos legales y la gestión de proyectos industriales no es lo mismo.

Tal vez, como abogado, aprecies la eficiencia derivada de la gestión de proyectos, pero en paralelo crees que no se puede aplicar efectivamente a bufete de abogados tal como se utiliza en el sector industrial. Si esta ha sido tu percepción, eres parcialmente correcto. La gestión de proyectos legales (LPM) no es lo mismo que la gestión de proyectos industriales. La gestión de proyectos industriales se centra en el desarrollo de productos (no en la prestación de servicios profesionales) que sean uniformes y puedan duplicarse repetidamente con precisión. Eso no describe el entorno legal donde los resultados se adaptan a las necesidades de cada cliente y la adaptación rápida es esencial.

Scrum para abogados

Hay firmas que han tratado de aplicar la gestión de proyectos a los servicios legales, pero ha resultado en mucha frustración y desperdicio de dinero. Estas empresas generalmente renuncian a todo el proceso creyendo que la gestión de proyectos no puede funcionar para su organización.

Las metodologías de proyectos pueden ser extremadamente complejas y tediosas, ya que están diseñadas para permitir la recreación de productos que son exactamente idénticos, como componentes de computadora, armamento, partes de vehículos, etc. Estos métodos son extremadamente beneficiosos y necesarios para la eficiencia en el sector industrial, pero no apoyan la creatividad requerida en un entorno de servicios legales.

Sin embargo la gestión de proyectos tiene una serie de virtudes organizativas, de eficiencia, productivas, de costes… ¿Por qué no podemos beneficiarnos de ellas en las firmas legales? Se necesita una metodología más flexible, que sin renunciar a todos los beneficios de la organización de proyectos, tenga la flexibilidad necesaria que necesita el profesional legal en la llevanza de sus casos. Aquí es donde entra en juego Scrum.

Metodología ágil (scrum) para el abogado: mejorar la comunicación y la productividad

Existe un tipo de metodología de gestión de proyectos que se utiliza principalmente (hasta ahora) en la industria del software que se conoce como el método ágil o scrum. Es una desviación bastante considerable del lento y monótono proceso de “cascada” que se usa con frecuencia en los sistemas de gestión de proyectos industriales. Scrum se centra en la colaboración en equipo constante y la retroalimentación rápida. Persigue la adaptación continua a medida que se desarrollan los eventos, en lugar de intentar planificar cada paso del proceso desde el principio, lo cual es casi imposible en los servicios legales. Scrum es muy útil en el sector legal porque se adapta fácilmente a proyectos legales más pequeños o incluso a proyectos legales en los que los miembros del equipo asumen varias responsabilidades de gestión y no hay un “administrador” claro. También puede adaptarse a situaciones en las que la norma es un tiempo de entrega rápido.

Explicando Scrum / Agile en Gestión de Proyectos Legales.

Scrum (cuyo origen está en la industria del software) ha sido secuestrado por la industria legal y aplicado a la prestación de servicios legales donde el  despacho trabaja como una unidad para alcanzar un objetivo común. Este enfoque requiere una colaboración estrecha de todos los miembros del equipo legal, así como una comunicación diaria cara a cara entre todos los miembros del equipo y las disciplinas del proyecto.

Antes de ir más allá, asentaremos algunos conceptos:

Cliente: Se beneficia del resultado de nuestra representación legal. El trabajo del cliente es comunicarse de manera efectiva con los abogados. La comunicación efectiva se dará entre el despacho y la persona que tenga los conocimientos y la autoridad adecuados para tomar decisiones.

Scrum Master: es la persona que nombramos coordinador y responsable de asegurarse de que el proyecto legal progrese sin problemas y que cada miembro del equipo legal tenga las herramientas que necesitan para realizar su trabajo. Organiza reuniones, supervisa el trabajo que se está realizando y facilita la planificación legal del proyecto. No siempre tiene que ser el mismo en todos los proyectos.

El resto del equipo legal: abogados, asistentes legales, secretarios de abogados, servicios de apoyo legal de terceros, etc. ayudan a unir las diferentes tareas y fases del proyecto.

Cómo funciona el Scrum para abogados

Digamos que tenemos un nuevo cliente con un caso complejo. Primero, recibimos los objetivos deseados del cliente. El primer tema que discutiremos es la planificación legal del proyecto. Para planificar el proyecto legal, el equipo comienza con la definición de los objetivos más inmediatos en los que necesita trabajar en este momento.  Luego, el equipo calcula la cantidad de tiempo involucrado para cada lanzamiento. Estos tiempos se pueden desglosar en días u horas, pero una vez que se realizan las estimaciones, la recopilación de estimaciones brinda una idea aproximada de la cantidad total de tiempo necesario para completar el objetivo de su cliente.

Una nota sobre estimaciones de tiempo

Crea unas categorías predefinidas de tiempo (2 horas, 4 horas, una jornada…) Cada tarea irá en una de estas categorías de tiempo. No habrá estimaciones de 3 horas; La tarea de 3 horas caería en la categoría de 4 horas. Las tareas más grandes se estiman en 2 días, 3 días, 5 días o 10 días. De nuevo, todas las estimaciones intermedias caerían en la siguiente categoría más grande. Las tareas extremadamente grandes se pueden estimar en meses, pero en general estas tareas grandes deben dividirse en tareas más pequeñas para obtener una estimación precisa. Esto  permite poder obtener un cálculo más preciso de los honorarios legales  y hace que sea menos probable que subestime los honorarios legales y pierda ingresos.

Programar espacios medibles

Ahora podemos hacer un calendario de tareas semanales a completar. Obviamente aquí encajarán mejor las que sean más rutinarias o dependan solo de nosotros. En cualquier caso, cada lunes verificaremos que se han completado y definiremos las nuevas de esa semana. Hacerlo así nos hará mantener un ritmo productivo muy elevado y si notamos que vamos tarde, tendremos una información muy valiosa. Sabremos que nuestras estimaciones no están bien hechas y deberíamos redefinirlas. En cualquier caso permite o bien acertar con un ritmo alto de trabajo efectivo, o bien en caso de error, la detección temprana y la optimización inmediata. Es ágil y efectivo ¿verdad?

Reuniones Scrum para abogados: comunicación y colaboración

Para que la comunicación fluya libremente entre los miembros del despacho, las reuniones de evaluación son esenciales en scrum. Son reuniones rápidas, no jornadas maratonianas. Una reunión sobre lo que lograron la semana pasada, lo que pretenden lograr en esta,  dificultades que están encontrando, planteamiento de soluciones…

En mi agencia, por ejemplo, son reuniones “de pie” con uno de nosotros (scrum master) frente a la pizarra para actualizar el estado de nuestros casos para esa semana. Estas reuniones duran aproximadamente 15 minutos y son una maravillosa y refrescante alternativa a la monotonía de las conferencias sobre el estado de los clientes. Las reuniones  Scrum desalientan la postergación porque hacen que cada miembro del equipo legal sea responsable por lo que han logrado el día/semana anterior. Si te propones realizar una tarea, debes explicar a los miembros de tu equipo por qué no la terminaste y por qué está en tu lista para hacerlo de nuevo hoy. Las reuniones de Scrum también fomentan la colaboración y reducen la probabilidad de que los pequeños problemas se conviertan en grandes problemas. Se aseguran de que el equipo esté siempre sincronizado y cualquier problema se resuelva tan pronto como se conozca.

Estas reuniones están organizadas por el Scrum Master que facilita el proceso de scrum y resuelve los impedimentos. El Scrum master no es el líder del equipo (el equipo lidera a sí mismo), sino que actúa como un amortiguador entre el equipo y la interferencia externa. No tienen autoridad formal. En su lugar, son responsables de asegurarse de que se respete el proceso Scrum. Ayudan con la planificación y tratan de mantener al equipo conectado a los objetivos.

Al final del proyecto legal, es importante tener una reunión retrospectiva donde el equipo pueda reflexionar sobre lo que salió bien y lo que pudo mejorarse. Después de todo, Scrum es un método ágil flexible que necesita mejoras y ajustes constantes. Una herramienta de gestión muy interesante, nacida en el ámbito de la producción industrial, pero cuyas bondades podemos secuestrar para el sector de la prestación de servicios profesionales: tú en tu despacho legal, y yo en mi agencia de marketing. Por que la flexibilidad y la agilidad, el método y el rigor vienen bien en todas partes. El Scrum para abogados, supone un aumento notable en la productividad de la firma y en la satisfacción de los clientes y su valoración de nuestro despacho. 

 


Álvaro Sánchez OliverosConsultor de Marketing Digital 

Consultor de Marketing Jurídico  Asesoramiento & Management

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