Cómo crear un presupuesto eficaz para mi despacho en el nuevo año que se avecina. Hablamos de presupuestar tus finanzas y planificar para que 2023 sea un año pleno de rentabilidad.
Tanto si estás comenzando como abogado/s por cuenta propia como si tienes un despacho ya establecido, un proceso de elaboración de presupuestos minucioso y consciente puede ayudar a tu firma a mantenerse concentrada en alcanzar los objetivos adecuados, que no son otros que los que tú estimes convenientes.
Y ahora es el mejor momento para planificar tu presupuesto para el nuevo año. A medida que finaliza 2022 y antes de sumergirte en la vorágine de las fiestas, ocupa unos minutos para planificar tu 2023.
Con un presupuesto funcional establecido, vas a poder:
- Garantizar tu flujo de caja.
- Prever la inversión publicitaria, de modo que no dejemos el despacho sin anunciar sus servicios, se congele la llegada de nuevos clientes y con ello, toda la salud financiera del mismo.
- Tener un plan para las pausas estacionales, prever tus vacaciones, etc.
- Reservar dinero para los principales gastos recurrentes: WiFi, cuotas, material de oficina, limpieza, etc.
- Prepararte para gastos inesperados e imprevisibles. Contingencias.
- Establecer tus tarifas justas pero rentables, que permitan ser atractivos a los clientes, pero rentables con nuestro tiempo invertido. (Aquí te dejo una plantilla para el control de las horas dedicadas a cada cliente)
- Tomar decisiones mejor informadas para el futuro
En resumen, un presupuesto efectivo protege los resultados del despacho, sin importar lo que le depare el futuro.
Como anotación, te pongo este artículo publicado en mi web por si deseas ampliar ahora o más tarde, y continuamos.
Contenidos en este post
Cómo crear un presupuesto eficaz para mi despacho
Crear un presupuesto para un bufete de abogados: no es una habilidad que la mayoría de los abogados adquieren en la universidad. Seguimos dejando de lado esta vertiente «empresario» que tendrá que gestionar el abogado cuando opera desde su propio despacho.
Pero la planificación cuidadosa es clave para construir una firma legal saludable y rentable. Sin un presupuesto claro en lugar, tomaremos decisiones impulsivas y a ciegas. Incluso si tu despacho es consistente en cuanto a ingresos, puedes encontrar que tu margen casi desaparece una vez que todos los gastos generales de tu bufete de abogados son atendidos.
Sin planificar, tal vez estés cobrando por debajo de tu valor. Sin planificar, te quedas en el anonimato y nadie conoce tu despacho, que no aparece arriba en Google cuando los posibles clientes buscan servicios legales.
Sin planificar, somos marionetas a merced de las contingencias.
Sin planificar, somos marionetas a merced de las contingencias. Clic para tuitearEn resumen, un presupuesto eficaz protege los resultados de tu empresa,—tu despacho es tu empresa— sin temor a lo que el futuro tenga reservado. Ahora vamos a ver algunos importantes pasos a seguir a medida que elaboras tu presupuesto.
Hacer un balance de los gastos generales
Antes de que puedas crear un presupuesto para el desapcho, necesitas un conocimiento de sus costes operativos. Esto incluye los gastos recurrentes, así como gastos variables y gastos únicos. Si bien esto puede parecer mucho de lo que hacer un seguimiento, vale la pena ser exhaustivos.
Contabilizar todos tus gastos en tu presupuesto es la manera en que identificas a dónde va el dinero.
- Alquiler y servicios públicos para su oficina
- Cuotas del colegio de abogados
- Primas de seguro
- Tarifas de suscripción a Internet y software
- Cuotas de suscripción
- Tarifas de alojamiento de sitios web
- Es más fácil comenzar con los gastos que se mantienen iguales desde el mesa mes (o de año a año)
- Honorarios empleados
- Cursos y reciclaje profesional que atisbas
- Inversión en promocionar el despacho y captar clientes (mejor si no es un variable. Establece una cuantía y dentro de eso, elabora un plan que encaje en tu cifra. Si quieres que te ayude en este punto exacto, pulsa aquí).
Gastos variables más habituales
A continuación, debes tener en cuenta los gastos que cambian mes a mes. Los gastos variables comunes incluyen:
- Tarifas de viajes y desplazamientos
- Costes de marketing. Esto se suele incluír en este apartado, pero yo discrepo. Se puede y se debe hacer una inversión en marketing controlada, con costes conocidos por anticipado. El tema está en que hay que saber hacerlo. Yo te ayudo, no te preocupes por eso ahora.
- Compras de hardware de oficina
- Franqueo de documentos enviados por correo
- Suministros de oficina como tinta de impresora, bolígrafos, cuadernos, etc.
Dado que estos gastos son algo impredecibles por naturaleza, puede ser útil analizar los costes del despacho durante el último año, luego usar esos números para calcular un coste mensual promedio. En el caso del marketing del despacho, tú puedes determinar una cifra —sea cual sea la que te gastaste el año pasado— y los especialistas ajustaremos dentro de ella las acciones más eficaces, es decir, las de mayor retorno.
Otro criterio es que no debemos ver el marketing como un gasto —esperado ni inesperado, fijo ni ocasional— sino como una inversión. No es lo mismo lo que pagamos cuando compramos ambientador para el despacho que lo que pagamos en marketing porque lo que pagamos por marketing se recupera e incluso produce más ingresos.
Las empresas que ahora empiezan, —despachos en lanzamiento—, van a necesitar usar sus mejores estimaciones en este momento. En este caso, es mejor sobrestimar hasta que tengas más datos para trabajar con ellos y tomar decisiones informadas.
Contabilidad de lo inesperado
No importa lo minucioso que seas, probablemente hay algunos gastos que tu empresa olvidase tener en cuenta, y siempre existe la oportunidad de lo nuevo e imprevisible. Surgirán gastos para tu despacho este año.
Una vez que hayas hecho un balance de todos tus otros gastos, tal vez debas agregar un poco de «relleno» extra para las estimaciones generales. Ponerte en lo peor, si me lo aceptas, de modo que si no se produce —ojalá no se produzca—, eso que te encuentras. Se trata de que nada nos pille desprevenidos.
Proyecta tus Ingresos anuales
El segundo paso en la creación de tu presupuesto es hacer un balance de tus ingresos esperados. Si bien puede ser tentador presupuestar en torno a los ingresos que deseas ver, es importante ser lo más realista y preciso como sea posible. Un “optimista” en la estimación podría poner en peligro su propia rentabilidad si no cumple con sus objetivos ideales de ingresos. Tengamos en cuenta que sobre esta estimación giramos el patrón de gastos e inversión en gran medida.
Los despachos ya muy establecidos pueden consultar los ingresos de años anteriores y usar esto para medir sus ganancias probables en el futuro.
Por el contrario, alguien más joven puede necesitar hacer su mejor estimación en base a:
- El número esperado de horas trabajadas que pueden dedicar
- Volumen de casos que anticipan (para esto, es posible que debas consultar con abogados experimentados en tu área de práctica)
- Sus tarifas por hora (así como las tarifas de honorarios, si se ofrecen)
Pon precio a tu hora de trabajo
Sobre esto he hablado en otros posts que ahora te citaré por si quieres leerlos más adelante:
Los ingresos proyectados de tu despacho dependen directamente de cuánto estés cobrando y encontrar las tarifas adecuadas para tu servicio es clave para garantizar la rentabilidad de tu trabajo.
Una tarifa demasiado alta podría alejarte de tus clientes y una tarifa demasiado baja atraerá clientes que plantean problemas para pagar y te obligaría a trabajar casi sin descanso para llegar a cubrir gastos.
Tienes que determinar una tasa justa pero rentable:
- Tarifas promedio en tu zona y área de especialidad
- Tu nivel de experiencia y el de tu equipo
- Tus clientes ideales y la naturaleza y complejidad de sus asuntos
- ¿Cuántos ingresos necesitas para cubrir los gastos de tu bufete de abogados?
¿Debería ofrecer facturación de tarifa plana a mis clientes?
En los últimos años, la demanda de los clientes ha impulsado un número cada vez mayor de empresas a ofrecer fórmulas de honorarios a sus clientes.
La facturación de tarifa plana es una de ellas. Tu cliente paga una cantidad mensual fija, use más o menos nuestros servicios en ese momento. Esta medida puede aumentar los ingresos del despacho, ya que muchos clientes quieren saber exactamente cuánto pagarán por adelantado.
Estos paquetes pueden encerrar riesgos sin una planificación adecuada, pero con ella, con un presupuesto detallado de la materia, es posible mantener las cosas a favor del despacho y convertirse en una fórmula adecuada para algunos clientes que de no tener esta alternativa se irían.
No predico tener la tarifa plana por única opción de precios en el despacho. Nada que ver. Propongo tenerla como una opción más, para que el cliente pueda elegir. Mejor tenerla que perder clientes.
Por lo general, el proceso para establecer un precio de este tipo es algo como esto:
- Crear un mapa detallado de las tareas específicas requeridas para completar un caso y sus costes asociados (es decir, las horas asignadas para completar cada fase y los honorarios de cada abogado y miembro del personal que trabajará en el asunto). Esto implica que la tarifa puede aplicarse solo a tipos de casos muy concretos, conocidos en su desarrollo más esquemático y habitual. El ejemplo arquetípico es el del divorcio express, el contrato de alquiler, etc.
- Agregar un porcentaje fijo que representa los costos indirectos de funcionamiento (es decir, los costes generales discutidos anteriormente).
- Agrega tu margen de beneficio deseado (o «margen») para llegar a una tarifa de cliente final que generará ganancias para tu bufete de abogados.
Aunque esto puede sonar como un proceso complejo y exigente, el software puede hacer que la facturación de tarifas sea mucho más fácil y recurrente. Si me apuras, hasta cómodo.
Te va a permitir anticipar lo que vas a facturar a final de mes. ¿A que suena bien?
Seguimiento y ajuste del presupuesto
Los pasos anteriores deberían permitirte presupuestar cuidadosamente los gastos de la empresa. Conocer los recursos y planificar hacia un futuro más rentable.
Pero todo este trabajo se desperdiciará sin una forma de rastrear y ajustar tu presupuesto tanto como resulte necesario.
Debes evaluar tu presupuesto mensualmente. Comprende cómo se comparan los costos e ingresos reales de tu despacho. Tus proyecciones iniciales pueden ayudarte a:
- Conocer la rentabilidad actual de tu despacho
- Eliminar gastos innecesarios
- Identificar oportunidades potenciales de crecimiento.
- Invertir más en alcanzar nuevos clientes
Probablemente debamos ser muy cuidadosos y coherentes con el seguimiento de los ingresos y los gastos, pero en pocos meses, comprobarás que esa atención medida a tu despacho redunda en mejor salud financiera.
Y si estás buscando un apoyo estratégico en marketing para despachos, habla con nuestra agencia. Hemos trabajado con decenas de empresas en el sector legal. Solo tienes que hacer clic aquí para iniciar una conversación.
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